SUMÁRIO
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RESOLUÇÃO CFFa nº 362-A, de 04/12/2008
.............................…………………
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I – DA FINALIDADE ………………………………………………………………………….
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II – DOS CONCEITOS ….……………………………………………………………………
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III – DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
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IV – DO ORGANOGRAMA ………………………...………………………………………..
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V – DAS CONSIDERAÇÕES GERAIS
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VI – DAS DESCRIÇÕES DE COMPETÊNCIAS
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PROCURADOR JURÍDICO ........……………………………………………….
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ASSESSORIAS ............................………………………………………………
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COORDENAÇÃO DE APOIO AO COLEGIADO
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COORDENAÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO GERAL …………………………..
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I - DA FINALIDADE
1.
Este Normativo de Administração
tem por finalidade
redefinir e regulamentar
a Estrutura Organizacional do Conselho Federal
de Fonoaudiologia - CFFa, em conformidade com o Regimento
Interno.
II – DOS CONCEITOS
2.
Entende-se por estrutura organizacional a forma
pela qual
as funções, atividades,
tarefas e operações
são planejadas, organizadas, coordenadas e controladas para
melhor proporcionar
a consecução dos objetivos
e metas preestabelecidos.
2.1
Entende-se por organograma o gráfico
representativo da estrutura formal da organização,
mostrando as unidades organizacionais e
a forma como se relacionam.
2.2
Entende-se por descrição de competências
o detalhamento das atividades
inerentes às unidades
que integram a estrutura
organizacional do CFFa.
III – DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
3.
A estrutura
organizacional do CFFa contempla o processo
de divisão do trabalho e a alocação de responsabilidades e está assim definida:
3.1
Plenário: órgão superior
de decisão colegiada;
3.2
Diretoria: órgão auxiliar do Plenário, para planejar,
organizar e controlar a execução das ações administrativas, técnicas,
financeiras e institucionais;
3.3
Comissões e Grupos de Trabalho: órgãos colegiados
deliberativos em matérias específicas;
3.4
Presidente: órgão principal de
decisão singular;
3.5
Assessorias e setores: unidades organizacionais
vinculadas diretamente à Diretoria para dar assessoramento especializado e
suporte técnico administrativo às atividades estratégicas e tático/operacionais
do CFFa.
IV - DO ORGANOGRAMA
4. O organograma do CFFa tem a seguinte representação
gráfica:
4.1
A estrutura
organizacional engloba o desenvolvimento
de atividades colegiadas e de suporte técnico
e instrumental para o funcionamento
do CFFa com competências
definidas no Regimento
Interno.
4.1.1
O plenário, comissões e grupos de trabalho representam a instância colegiada do CFFa
com poderes decisórios distintos,.
4.1.2
As comissões constituem a célula
básica de produção
do CFFa no tocante
às suas atividades
finalísticas.
4.2
A finalidade das unidades organizacionais contempladas no
organograma está apresentada a seguir:
4.2.1
Assessorias: assessorar o CFFa em assuntos fonoaudiológicos,
jurídicos, legislativos, comunicação e marketing.
4.2.2
Setor de Assistência aos Colegiados – SAC: planejar,
organizar, coordenar, controlar e executar as atividades de produção técnica e
apoio administrativo ao funcionamento do Plenário, Comissões e Grupos de
Trabalho do CFFa.
4.2.3
Setor de Administração Geral - SAG: planejar, organizar,
coordenar, controlar e executar as atividades de gestão administrativa e
financeira do CFFa.
V - DAS CONSIDERAÇÕES
GERAIS
5.
A alteração e/ou adequação da estrutura
do CFFa é de iniciativa
da Diretoria, submetidas à aprovação do Plenário.
5.1
As unidades
organizacionais que compõem a estrutura,
bem como suas
competências, poderão ser modificadas, mediante análise
de proposta, sempre
que houver necessidade
de modernização e/ou ajustes na condução
dos trabalhos do CFFa.
5.2
O Setor de Administração Geral é o órgão
responsável pela análise
e acompanhamento das necessidades de
modernização e/ou ajustes
da estrutura organizacional.
5.3
Em caso
de criação ou
extinção de unidade
organizacional, bem como
reorganização das competências,
é necessário compatibilizar
o número de vagas
estabelecidas no Normativo de Pessoal –
QUADRO DE PESSOAL em relação à(s) unidade(s)
envolvida(s).
6.
Sempre que
for constatada necessidade, o CFFa poderá deslocar,
temporariamente, um ou
mais empregados de uma unidade
organizacional para outra, observadas as atribuições
do cargo do PCS.
7.
Os casos omissos deste Normativo serão analisados e instruídos
pela Diretoria e submetidos à decisão do
Plenário.
VI – DAS DESCRIÇÕES DE COMPETÊNCIAS
Compete
às ASSESSORIAS
1.
Assistir o CFFa
no controle interno da legalidade administrativa dos atos a serem praticados.
2.
Assessorar o CFFa
e responder às consultas apresentadas nos termos normativos vigentes, sobre
assuntos envolvendo procedimentos ético-disciplinares e administrativos.
3.
Representar o CFFa
em relação a providências de ordem jurídica reclamadas pelo interesse público e
legislação em vigor.
4.
Manifestar-se previamente sobre a forma de cumprimento de
decisões judiciais e ou administrativas.
5.
Promover a defesa dos interesses do CFFa e CRFas, em juízo ou
fora dele.
6.
Orientar e acompanhar a emissão de parecer sobre
processos licitatórios.
7.
Emitir parecer sobre aquisição e alienação de bens
imóveis do CFFa.
8.
Coordenar atividades de consultoria e assessoramento
jurídico, inclusive em matéria eleitoral.
9.
Supervisionar a gestão dos contratos assinados pelo CFFa.
10.
Examinar previamente textos normativos.
11.
Propor e encaminhar textos técnicos, minutas de emendas,
pareceres, resoluções entre outros, de interesse do CFFa.
12.
Elaborar pesquisa científica, técnica e política para
embasar documentos, projetos e outros solicitados pelas comissões e diretoria;
13.
Redigir correspondências diversas, procurando orientar e dirimir dúvidas e questionamentos dos profissionais de
fonoaudiólogos e afins;
14.
Disponibilizar informações referentes ao CFFa aos órgãos e instituições
interessadas.
15.
Dar assistência e apoio administrativo aos conselheiros,
assessores e empregados do CFFa.
16.
Supervisionar, orientar e controlar as atividades
relacionadas ao acompanhamento de matérias legislativas e outros assuntos de
interesse do CFFa, no âmbito do Congresso Nacional.
17.
Acompanhar a tramitação de proposições
legislativas, visando à definição e manutenção de diretrizes
estratégicas e decisões plenárias do CFFa.
18.
Elaborar propostas de projetos de lei,
emendas, substitutivos,
requerimentos, recursos, pareceres e votos, bem como expedientes aos
parlamentares e às demais instâncias do Congresso Nacional, aprovados pelo
Plenário do CFFa.
19.
Manter estreito relacionamento com
agentes e instâncias
parlamentares, relativos a matérias e assuntos de interesse do CFFa.
20.
Promover e acompanhar representantes do CFFa, em audiências e
reuniões com
parlamentares e com as demais instâncias do Congresso Nacional.
21.
Planejar, organizar, coordenar, avaliar e controlar as
ações referentes à comunicação e ao marketing institucional do CFFa.
22.
Promover pesquisas internas / externas para
subsidiar e avaliar permanentemente os planos
de ação, as estratégias,
a cultura institucional e a
imagem/reputação do CFFa.
23.
Organizar e executar projetos
editoriais: jornais,
revistas, televisão, rádio, boletins,
comunicação por computadores, portal/site e outros
informativos oficiais.
24.
Proceder à veiculação, na mídia,
de informações de atividades
desenvolvidas pelo CFFa.
25.
Acompanhar os assuntos
veiculados na imprensa sobre o CFFa, e outros do seu interesse.
26.
Coordenar e acompanhar a realização de cobertura jornalística de eventos
oficiais.
27.
Criar, produzir e veicular mensagem publicitária, peças gráficas
e visuais.
28.
Planejar, desenvolver, programar, divulgar e acompanhar a
execução de eventos de interesse do CFFa.
29.
Organizar a sessão solene de posse do presidente e dos
conselheiros federais.
Compete
ao SETOR DE APOIO AO COLEGIADO – SAC
1.
Participar interativamente no processo de planejamento e
execução das ações necessárias ao cumprimento dos objetivos institucionais do CFFa e dos CRFas.
2.
Acompanhar a execução de normas e projetos destinados a
promover a fiscalização e o aperfeiçoamento técnico e cultural do
fonoaudiólogo.
3.
Supervisionar e integrar as atividades de assistência
técnica e administrativa
aos colegiados, garantindo o funcionamento:
(a) do Plenário; (b) das comissões; e (c) dos grupos
de trabalho.
4.
Prestar assistência
aos conselheiros federais,
mediante apoio
técnico e administrativo,
para o desempenho
de suas funções.
5.
Elaborar proposta
de calendário de reuniões
do plenário, das comissões
e dos grupos de trabalho.
6.
Prestar assistência
administrativa e operacional na organização
e realização das sessões
plenárias.
7.
Editar, preparar, fazer publicar e divulgar resoluções,
decisões normativas e decisões aprovadas pelo
Plenário.
8.
Organizar a solenidade de posse administrativa de
presidente do CFFa e dos conselheiros federais.
9.
Participar interativamente na revisão
de resoluções, decisões normativas e demais documentos
aprovados pelo
plenário e comissões.
10.
Promover o inter-relacionamento do CFFa
com os CRFas para fins de modernização e padronização de procedimentos
organizacionais.
Compete
ao SETOR DE ADMINISTRAÇÃO GERAL – SAG
1.
Participar
interativamente no processo de planejamento das ações necessárias ao
cumprimento dos objetivos institucionais, relativamente à gestão administrativa
e financeira do CFFa e dos CRFas.
2.
Supervisionar a produção
dos serviços de apoio
técnico e administrativo
nas atividades de gestão orçamentária, financeira e contábil.
3.
Supervisionar os serviços de gestão de contratos e
convênios firmados pelo CFFa.
4.
Desenvolver e manter atualizado o plano de cargos e
salários e normativos de pessoal decorrentes.
Ø Atividades de Licitação
5.
Conduzir os processos licitatórios, visando ao alcance do interesse público pretendido com
a licitação, mediante autorização da autoridade superior.
6.
Coordenar a preparação dos documentos iniciais de
licitação tais como: projeto, justificativa, orçamento estimado entre outros.
7.
Executar todas as modalidades de licitação e tipos para a
aquisição de produtos, bens e serviços;
8.
Receber e manter de forma organizada os processos de
licitação.
9.
Providenciar os editais, convites e anexos (incluindo os
termos solicitados pelas unidades organizacionais) e extratos para publicações
relativas às licitações;
10. Concluir a fase externa
das licitações com o julgamento/divulgação da licitante vencedora subsidiando a
autoridade superior na emissão e assinatura dos termos de homologação e
adjudicação.
11. Responder a pedidos e
esclarecimentos, impugnações e recursos das licitações.
12. Manter relatório
demonstrativo atualizado, atividade por atividade, das licitações em andamento
e as realizadas.
13. Abrir o respectivo
processo de contratação, elaborar os contratos de acordo com a respectiva
minuta e procedimentos da licitação, colher assinaturas, publicar extrato e
enviar o processo de execução ao gestor de contrato.
14. Registrar os
contratos firmados pelo CFFa relativo às compras com
licitação, orientando os gestores/fiscais quanto ao período de vigência e
subsidiando quanto a sua execução, quando necessário.
15. Acompanhar, junto ao
respectivo gestor, a execução dos contratos subsidiando-o quando necessário.
Ø Atividades de Recursos
Humanos
16. Coordenar os
trabalhos relativos: (a) recrutamento, seleção e admissão de pessoal; (b) treinamento e desenvolvimento
de pessoal; (c) saúde e segurança
no trabalho; (d) administração de estagiários; (e)
folha de pagamentos de pessoal,
autônomos e cálculo dos respectivos encargos sociais;
(f) horário e jornada de trabalho
e período de descanso;
(g) férias; (h) seguridade e previdência
social; (i) benefícios; (j) encerramento
de contrato de trabalho.
17. Organizar, executar e
controlar o Plano de Cargos e Salários
– PCS.
18. Executar o processo
de avaliação de desempenho.
19. Planejar, organizar,
executar e controlar o processo de progressão funcional.
20. Planejar, organizar,
executar e controlar o quadro de pessoal.
21. Representar o CFFa como preposto junto ao Ministério do Trabalho, ao Ministério Público
do Trabalho e à Justiça do Trabalho.
22. Divulgar e fazer
cumprir a legislação, acordos coletivos
de trabalho e normativos de pessoal do CFFa.
Ø Atividades Financeiras
23. Coordenar as
atividades internas de planejamento e programação financeira relacionadas ao CFFa.
24. Assessorar e assistir
às demandas das comissões e dos grupos de trabalho relativas às atividades
financeiras.
25. Emitir análise em
todos os processos de despesas antes do pagamento.
26. Controlar e
acompanhar os auxílios financeiros aos CRFas.
27. Executar os
pagamentos autorizados.
28. Calcular, reter e
recolher os tributos e contribuições federais das despesas.
29. Acompanhar a
adimplência junto aos cartórios de distribuição e protesto de títulos, SERASA,
DPC e SPC.
30. Acompanhar e manter disponível as certidões
negativas – CND/INSS, CRF/FGTS e CNTF/RFB.
31. Elaborar relatórios gerenciais
de acompanhamento financeiro.
32. Elaborar fluxo de
ingressos e desembolsos.
33. Proceder ao
encerramento financeiro mensal e anual.
Ø Atividades de
Contabilidade
34. Analisar, registrar e
acompanhar a contabilidade dos recursos, valores e bens do CFFa.
35. Apropriar as receitas
e despesas individualizadas.
36. Elaborar relatórios,
balancetes, balanços, demonstrações contábeis e conciliações.
37. Manter atualizado o
plano de contas da Receita e Despesa.
38. Apresentar as
declarações e informações legais junto à Receita Federal do Brasil (DCTF, DIPJ
e outras).
39. Emitir e encaminhar
os comprovantes de retenção das pessoas jurídicas conforme estabelecido pela
Receita Federal do Brasil.
40. Encerrar o exercício
contábil financeiro e sua respectiva prestação de contas.
41. Acompanhar a legislação
tributária, fiscal e instruções normativas da Receita Federal do Brasil,
Tribunal de Contas da União, Controladoria Geral da União, Conselho Federal de
Contabilidade e outros objetivando precisão na gestão contábil.
Ø Atividades de Orçamento
42. Elaborar o orçamento
anual em conformidade com as diretrizes estabelecidas pela direção do CFFa.
43. Elaborar as
reformulações orçamentárias do CFFa.
44. Encerrar o exercício
orçamentário procedendo à anulação dos empenhos com saldos e inscrição em
restos a pagar das despesas processadas e não processadas até 31 de dezembro.
Ø Gestão Documental
45. Coordenar, operar e
manter os sistemas de documentação de forma confiável e precisa.
46. Manter atualizadas as
informações sobre recebimento, registro,
classificação, tramitação e expedição de documentos no CFFa.
47. Organizar e controlar
os arquivos temporários
e permanentes.
48. Receber, registrar,
classificar, distribuir, expedir e controlar os documentos no CFFa.
49. Receber e expedir
malote de correspondências mantido entre o CFFa e os
CRFas.
Ø Atividades de Compra
50. Providenciar a
aquisição de produtos e/ou bens e/ou de serviços, mediante autorização da
Presidência/Plenário.
51. Efetuar pesquisa de
preço de produtos e/ou bens e/ou serviços no mercado para subsidiar orçamentos
e estimativos de quaisquer unidades organizacionais do CFFa.
52. Organizar e manter
atualizado o cadastro de fornecedores de produtos, bens e serviços.
53. Providenciar a
publicidade das aquisições de produtos e/ou bens e/ou serviços.
54. Registrar e controlar
os contratos e/ou outros termos correlatos firmados pelo CFFa,
no período de sua vigência, relativo às compras, orientando os gestores/fiscais
quanto à execução, acompanhamento e prazos em geral.
Ø Atividades de Patrimônio
55. Classificar,
registrar, cadastrar, escriturar, tombar e controlar os bens patrimoniais.
56. Colocar marca
patrimonial nos bens do CFFa.
57. Promover a avaliação
de equipamentos inservíveis para alienação.
58. Proceder ao registro
das baixas do ativo imobilizado.
59. Propor a troca,
cessão ou alienação de material considerado em desuso ou inservível, bem como
proceder à respectiva baixa de responsabilidade.
60. Promover a
reavaliação do acervo patrimonial do CFFa.
61. Promover o inventário
dos bens patrimoniais do CFFa pelo menos uma vez por
ano.
62. Proceder à
conferência dos bens patrimoniais do CFFa sempre que
houver mudança de responsável.
Ø Atividades de
Almoxarifado
63. Receber, armazenar e
controlar os estoques e a distribuição
de produtos e bens.
64. Identificar,
registrar e controlar especificação de produtos e bens utilizados no CFFa.
65. Levantar informações
dos usuários sobre a qualidade dos produtos e bens adquiridos.
66. Informar
tempestivamente a necessidade de reposição de produtos e bens providenciando a
especificação completa para a compra.
Ø Atividades de Passagens
e Diárias
67. Executar
os serviços de emissão de passagens, solicitação de pagamento de diárias e
reserva de hospedagens.
68. Controlar, registrar
e distribuir as requisições de passagens aéreas.
69. Elaborar pareceres
sobre as dúvidas relativas a diárias, passagens e ressarcimento de despesas levantadas
pelos usuários.
70. Elaborar a
especificação de produtos, bens e serviços a serem adquiridos para a área bem
como fazer a gestão dos contratos.
Ø Atividades
de Serviços Gerais
71. Realizar
procedimentos inerentes à execução e controle
de serviços gerais,
nas atividades relativas: (a) telefonia;
(b) reprografia; (c) recepção; (d) limpeza; (e) transporte; (f) vigilância.
72. Executar mudanças e
remanejamento de móveis e equipamentos.
73. Controlar a agenda de
utilização de áreas do CFFa (Plenário), bem como os
serviços de som, filmagem e gravação das reuniões, além de coffee-break e copa.
74. Elaborar a
especificação de produtos, bens e serviços a serem adquiridos para a área bem
como fazer a gestão do contrato.
