RESOLUÇÃO CFFa Nº 484, de 12 de setembro de
2015.
"Dispõe sobre arquivamento em meios físicos e
eletromagnéticos de documentos no âmbito do Sistema de Conselhos de
Fonoaudiologia, e dá outras providências."
O Conselho Federal de
Fonoaudiologia (CFFa), no
uso das atribuições que lhe conferem
a Lei
nº 6.965/1981, o Decreto
nº 87.218/1982 e o Regimento
Interno;
Considerando a Lei
nº 5.172, de 25 de outubro de 1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário
Nacional e institui normas gerais de direito tributário aplicáveis à União, estados
e municípios;
Considerando a Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e sobre a criação do Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq);
Considerando a Lei
nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, que institui o Código Civil;
Considerando a Lei
nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do
processo judicial; altera a Lei
nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil;
Considerando a Lei
nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre
a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
Considerando a Medida
Provisória (MP) nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
(ICP-BRASIL) e que transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação
(ITI) em autarquia;
Considerando a Portaria
Interministerial nº 507/2011, que regula os convênios, contratos de repasse
e termos de cooperação celebrados pelos órgãos e entidades
da administração pública com órgãos ou entidades
públicas ou privadas;
Considerando a Resolução
nº 37, do Conarq, que regulamenta o artigo 3º da Lei
nº 12.682/2012 e aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de
Documentos Arquivísticos Digitais;
Considerando a Resolução
Conarq nº 39, de 29 de abril de 2014, que indica
parâmetros para repositórios confiáveis de documentos arquivísticos
digitais, de forma a garantir a integridade, a autenticidade, a
confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a preservação, tendo em vista
a perspectiva da necessidade de manutenção dos acervos documentais por longos
períodos de tempo ou, até mesmo, permanentemente;
Considerando o Código
de Processo Disciplinar do Sistema de Conselhos de Fonoaudiologia;
Considerando a
Informação Jurídica nº 9/AJUR/LCC/2014;
Considerando
deliberação do Plenário, durante a 6ª reunião da 144ª Sessão Plenária
Ordinária, realizada no dia 12 de dezembro de 2015,
R E
S O L
V E :
Art.
1º
Estabelecer critérios para arquivamento de documentos em meios físicos
e eletromagnéticos no âmbito do Sistema de Conselhos de Fonoaudiologia.
Art. 2º O arquivamento em meios físicos de documentos do Sistema de Conselhos de Fonoaudiologia é obrigatório pelo prazo mínimo de 10 (dez) anos e deve obedecer às normas da legislação vigente.
Art.
3º
É facultado ao Sistema de Conselhos de Fonoaudiologia o arquivamento de
documentos em meios eletromagnéticos, obedecidas às normas da legislação vigente.
Art. 4º No caso de optar pelo arquivamento
em meios eletromagnéticos, os documentos arquivados em meios físicos poderão
ser descartados e incinerados de acordo com os seguintes prazos:
I - O prazo para guarda, em meios físicos, de documentos contábeis é de, no mínimo, 10 (dez) anos a partir da aprovação da respectiva prestação de contas.
II - O prazo para guarda, em meios físicos, de processos administrativos e processos ético-disciplinares é de, no mínimo, 10 (dez) anos a partir do trânsito em julgado da última decisão administrativa.
III - O prazo para guarda, em meios físicos, de documentos que versam sobre a cobrança do FGTS é de, no mínimo, 30 (trinta) anos e para outros encargos da Previdência Social é de, no mínimo, 35 (trinta e cinco) anos se homem e 30 (trinta) anos se mulher.
IV - O prazo para guarda, em meios físicos, de documentos relacionados a COFINS, CSLL e PIS é de, no mínimo, de 10 (dez) anos.
Art. 5º A eliminação dos documentos arquivados em meios físicos, já guardados em meios eletromagnéticos, deverá ser feita por comissão especificamente designada para tal, que analisará e elaborará o Termo de Incineração, em consonância com as normas do Conarq.
Art.
6º
O procedimento de digitalização dos documentos será realizado após a obtenção
do certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil).
Parágrafo
único.
O documento físico que for convertido para o meio eletromagnético somente terá
autenticidade, integralidade e validade jurídicas após a mencionada
certificação do art. 6º.
Art. 7º Os documentos relacionados a processos de registro de inscrição de pessoa física e de pessoa jurídica, bem como a processos de concessão e renovação de título de especialista poderão ser guardados, exclusivamente, em meios eletromagnéticos.
Art.
8.º
O Conselho Federal de Fonoaudiologia e os Conselhos Regionais de Fonoaudiologia
estabelecerão portarias administrativas para indexar sistemas que possibilitem
a precisa localização dos documentos que foram armazenados em meios
eletromagnéticos, permitindo posterior conferência da regularidade das etapas
do processo adotado.
Art. 9º Revogar as disposições em
contrário.
Art. 10. Esta Resolução entrará em vigor
na data de sua publicação no Diário Oficial da União.
Bianca Arruda
Manchester de Queiroga
Presidente
Diretora Secretária