ANEXO À RESOLUÇÃO CFFa nº 451/2014

Normativo de Administração

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL do CFFa

BRASÍLIA

SET/2014

SUMÁRIO

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I – DA FINALIDADE ………………………………………………………………………	4
II – DOS CONCEITOS ….………………………………………………………………..	4
III – DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL …………………………………………..	4
IV – DO QUADRO DE PESSOAL ..……………...……………………………………	4
V – DAS CONSIDERAÇÕES GERAIS …………………….…………………………	6
ANEXO I – DO ORGANOGRAMA ....................................................................	7
ANEXO II – DAS DESCRIÇÕES DE COMPETÊNCIAS .....................................	9

I - DA FINALIDADE

1. Este Normativo de Administração tem por finalidade redefinir e regulamentar a Estrutura Organizacional do Conselho Federal de Fonoaudiologia - CFFa, em conformidade com o Regimento Interno.

II – DOS CONCEITOS

2. Entende-se por estrutura organizacional a forma pela qual as funções, atividades, tarefas e operações são planejadas, organizadas, coordenadas e controladas para melhor proporcionar a consecução dos objetivos e metas preestabelecidos.

2.1. Entende-se por organograma o gráfico representativo da estrutura formal da organização, mostrando as unidades organizacionais e a forma como se relacionam.

2.2. Entende-se por descrição de competências o detalhamento das atividades inerentes às unidades que integram a estrutura organizacional do CFFa.

III – DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

3. A estrutura organizacional do CFFa contempla o processo de divisão do trabalho e a alocação de responsabilidades e está assim definida:

3.1. Plenário: órgão superior de decisão colegiada;

3.2. Diretoria: órgão auxiliar do Plenário, para planejar, organizar e controlar a execução das ações administrativas, técnicas, financeiras e institucionais;

3.3. Presidente: órgão principal de decisão singular;

3.4. Comissões e Grupos de Trabalho: órgãos colegiados deliberativos em matérias específicas;

3.5. Assessorias e Unidade Administrativa: unidades organizacionais vinculadas diretamente à Diretoria, às comissões e às representações oferecendo assessoramento especializado e suporte técnico administrativo às atividades estratégicas e tático/operacionais do CFFa.

4. A representação gráfica do organograma está demonstrada no Anexo I e engloba o desenvolvimento de atividades colegiadas e de suporte técnico e instrumental para o funcionamento do CFFa.

5. As competências organizacionais estão apresentadas no Anexo II.

IV – DO QUADRO DE PESSOAL

6. Entende-se por quadro de pessoal o número total de vagas de cargos do Plano de Cargos e Salários - PCS e cargos de livre provimento distribuído na estrutura organizacional, necessários ao funcionamento do CFFa.

6.1. O número total de vagas é definido em razão das necessidades de desempenho de atividades regulares ou específicas de cada unidade organizacional.

6.2. O quadro de pessoal é formado pelo conjunto de todos os postos de trabalho previstos para o CFFa, ocupados ou disponíveis, composto por:

1.1.1 Cargos do PCS destinados ao provimento de pessoal para desempenho das atividades técnico-administrativas do CFFa;

1.1.2 Cargos de livre provimento vinculados à estrutura organizacional do CFFa, destinados às atividades de direção, chefia e assessoramento/supervisão.

6.3. O total de vagas do Quadro de Pessoal do CFFa está descrito no Quadro 1 a seguir:

Quadro 1 - Quadro de Pessoal do CFFa

UNIDADE ORGANIZACIONAL	TOTAL DE VAGAS
UNIDADE ORGANIZACIONAL	CARGO DO PCS	CARGO DE LIVRE PROVIMENTO
1. ASSESSORIAS	-	6
2. UNIDADE ADMINISTRATIVA	14	1
TOTAL	14	7

7. Os totais de vagas de cargos do PCS e cargo de livre provimento definido para o CFFa, no Quadro 1, NÃO devem ser somados por abranger as seguintes situações:

7.1. Existe vaga de cargo do PCS e vaga de cargo de livre provimento, que é preenchida por um único funcionário, simultaneamente.

7.1.1. A designação de funcionário ocupante de cargo do PCS para ocupar vaga de cargo de livre provimento não abre vaga para progressão vertical, quando o exercício ocorrer na mesma unidade organizacional em que estiver lotado.

8. As vagas dos cargos de livre provimento serão preenchidas por Portaria, em conformidade com o Normativo de Pessoal – Cargos de Livre Provimento.

9. O quadro de pessoal deverá ser ajustado sempre que o ambiente interno / externo exigir mudança na estrutura organizacional do CFFa, tais como: criação, ampliação, diminuição ou extinção de unidade organizacional.

10. Poderão ocorrer alterações do quadro de pessoal em função de:

10.1.1. Deslocamento de funcionário de uma unidade organizacional para outra sem alterar o número total de vagas do quadro de pessoal, realocando a vaga na unidade organizacional receptora;

10.1.2. Alteração numérica para menos, com a extinção de vaga que venha a ser considerada dispensável na unidade organizacional;

10.1.3. Alteração numérica para mais, com o aumento de vaga, em decorrência de ampliação de atividades ou da criação de novas unidades organizacionais.

V - DAS CONSIDERAÇÕES GERAIS

11. A alteração e adequação da estrutura do CFFa é de iniciativa da diretoria, submetidas à aprovação do Plenário.

11.1. As unidades organizacionais que compõem a estrutura, bem como suas competências, poderão ser modificadas, mediante análise de proposta, sempre que houver necessidade de modernização e/ou ajustes na condução dos trabalhos do CFFa.

11.2. A Unidade Administrativa é o órgão de apoio ao plenário, à diretoria, às comissões e às representações do CFFa e aos grupos de trabalho do CFFa, bem como o gerenciamento das atividades administrativas do CFFa.

11.3. Em caso de criação ou extinção de unidade organizacional, bem como reorganização das competências, é necessário compatibilizar o número de vagas estabelecidas no Quadro de Pessoal.

12. Os casos omissos deste Normativo serão analisados e instruídos pela Diretoria e submetidos à decisão do Plenário.

ANEXO I – DO ORGANOGRAMA

1. O organograma do CFFa tem a seguinte representação gráfica:

13. A estrutura organizacional engloba o desenvolvimento de atividades colegiadas e de suporte técnico e instrumental para o funcionamento do CFFa com competências definidas no Regimento Interno.

13.1. O plenário, representa a instância colegiada do CFFa com poderes decisórios.

13.2. As comissões constituem a célula básica de produção do CFFa no tocante às suas atividades finalísticas.

13.3.

13.4. Os grupos de trabalhos são grupos criados para discussão específica com tema e prazo determinados.

14. A finalidade das unidades organizacionais contempladas no organograma está apresentada a seguir:

14.1. Assessorias: assessorar o CFFa em assuntos fonoaudiológicos, jurídicos, legislativos, contábeis, de comunicação e marketing.

14.2. Unidade Administrativa: planejar, organizar, coordenar, controlar e executar as atividades de produção técnica e apoio administrativo ao funcionamento do Plenário, Comissões e Grupos de Trabalho e gerenciar as atividades de gestão administrativa e financeira do CFFa.

ANEXO II – DAS DESCRIÇÕES DE COMPETÊNCIAS

Compete às ASSESSORIAS

1. Assistir o CFFa no controle interno da legalidade administrativa dos atos a serem praticados.

2. Assessorar o CFFa e responder às consultas apresentadas nos termos normativos vigentes, sobre assuntos envolvendo procedimentos ético-disciplinares e administrativos.

3. Representar o CFFa em relação a providências de ordem jurídica reclamadas pelo interesse público e legislação em vigor.

4. Manifestar-se previamente sobre a forma de cumprimento de decisões judiciais e ou administrativas.

5. Promover a defesa dos interesses do Sistema de Conselhos Federal e Regionais de Fonoaudiologia, em juízo ou fora dele.

6. Orientar e acompanhar a emissão de parecer sobre processos licitatórios.

7. Emitir parecer sobre aquisição e alienação de bens imóveis do CFFa.

8. Coordenar atividades de consultoria e assessoramento jurídico, inclusive em matéria eleitoral.

9. Supervisionar a gestão dos contratos assinados pelo CFFa.

10. Examinar previamente textos normativos.

11. Propor e encaminhar textos técnicos, minutas de emendas, pareceres, resoluções entre outros, de interesse do CFFa.

12. Elaborar pesquisa científica, técnica e política para embasar documentos, projetos e outros solicitados pelas comissões e diretoria;

13. Redigir correspondências diversas, procurando orientar e dirimir dúvidas e questionamentos dos profissionais fonoaudiólogos e afins;

14. Disponibilizar informações referentes ao CFFa aos órgãos e instituições interessadas, desde que autorizadas pelo plenário ou pela diretoria..

15. Dar assistência e apoio administrativo aos conselheiros, assessores, colaboradores e funcionários do CFFa.

16. Supervisionar, orientar e controlar as atividades relacionadas ao acompanhamento de matérias legislativas e outros assuntos de interesse do CFFa, no âmbito do Congresso Nacional.

17. Acompanhar a tramitação de proposições legislativas, visando à definição e manutenção de diretrizes estratégicas e decisões plenárias do CFFa.

18. Elaborar propostas de projetos de lei, emendas, substitutivos, requerimentos, recursos, pareceres e votos, bem como expedientes aos parlamentares e às demais instâncias do Congresso Nacional, aprovados pelo Plenário do CFFa.

19. Manter estreito relacionamento com agentes e instâncias parlamentares, relativos a matérias e assuntos de interesse do CFFa.

20. Promover audiências e reuniões com parlamentares e com as demais instâncias do Congresso Nacional, bem como acompanhar representantes do CFFa nesses eventos.

21. Planejar, organizar, coordenar, avaliar e controlar as ações referentes à comunicação e ao marketing institucional do CFFa.

22. Promover pesquisas internas / externas para subsidiar e avaliar permanentemente os planos de ação, as estratégias, a cultura institucional e a imagem/reputação do CFFa.

23. Organizar e executar projetos editoriais: jornais, revistas, materiais para veiculação em televisão, rádio e midia on line, boletins, computadores clipping, portal/site e outros informativos oficiais.

24. Proceder à veiculação, na mídia, de informações de atividades desenvolvidas pelo CFFa.

25. Coordenar e acompanhar a realização de cobertura jornalística de eventos oficiais.

26. Criar, produzir e veicular mensagem publicitária, peças gráficas e visuais.

27. Planejar, desenvolver, programar, divulgar e acompanhar a execução de eventos de interesse do CFFa.

28. Organizar a sessão solene de posse do presidente e dos conselheiros federais.

Compete à UNIDADE ADMINISTRATIVA

1. Participar interativamente no processo de planejamento e execução das ações necessárias ao cumprimento dos objetivos institucionais do Sistema de Conselhos Federal e Regionais de Fonoaudiologia.

2. Supervisionar a produção dos serviços de apoio técnico e administrativo nas atividades de gestão orçamentária, financeira e contábil.

3. Supervisionar os serviços de gestão de contratos e convênios firmados pelo CFFa.

4. Desenvolver e manter atualizado o plano de cargos e salários e normativos de pessoal decorrentes.

Ø Atividades de Coordenação da Unidade Administrativa

5. Coordenar o processo de planejamento e execução das ações necessárias ao cumprimento dos objetivos institucionais do Sistema de Conselhos Federal e Regionais de Fonoaudiologia.

6. Coordenar administrativamente a produção dos serviços de apoio técnico e administrativo nas atividades de gestão orçamentária, financeira e contábil.

7. Coordenar administrativamente os serviços de gestão de contratos e convênios firmados pelo CFFa.

8. Organizar a solenidade de posse administrativa de presidente do CFFa e dos conselheiros federais.

9. Coordenar administrativamente o desenvolvimento e a atualização do plano de cargos e salários e normativos de pessoal decorrentes.

Ø Atividades de Apoio ao Colegiado

10. Acompanhar a execução de normas e projetos destinados a promover a fiscalização e o aperfeiçoamento técnico e cultural do fonoaudiólogo.

11. Supervisionar e integrar as atividades de assistência técnica e administrativa aos colegiados, garantindo o funcionamento: do Plenário; da diretoria, das comissões; e dos grupos de trabalho.

12. Prestar assistência aos conselheiros federais, mediante apoio técnico e administrativo, para o desempenho de suas funções.

13. Elaborar proposta de calendário de reuniões do plenário, das comissões e dos grupos de trabalho.

14. Prestar assistência administrativa e operacional na organização e realização das sessões plenárias.

15. Editar, preparar, fazer publicar e divulgar resoluções, decisões normativas e decisões aprovadas pelo Plenário.

16. Participar interativamente na revisão de resoluções, decisões normativas e demais documentos aprovados pelo plenário e pelas comissões.

17. Promover o inter-relacionamento do CFFa com os CRFas para fins de modernização e padronização de procedimentos organizacionais.

Ø Atividades de Licitação

18. Participar da condução dos processos licitatórios, visando ao alcance do interesse público pretendido com a licitação, mediante autorização da autoridade superior.

19. Coordenar a preparação dos documentos iniciais de licitação tais como: projeto, justificativa, orçamento estimado, entre outros.

20. Participar da execução de todas as modalidades e tipos de licitação para a aquisição de produtos, bens e serviços;

21. Receber e manter de forma organizada os processos de licitação.

22. Providenciar os editais, convites e anexos (incluindo os termos solicitados pelas unidades organizacionais) e extratos para publicações relativas às licitações;

23. Concluir a fase externa das licitações com o julgamento/divulgação da licitante vencedora subsidiando a autoridade superior na emissão e assinatura dos termos de homologação e adjudicação.

24. Responder a pedidos e esclarecimentos, impugnações e recursos das licitações.

25. Manter relatório demonstrativo atualizado, atividade por atividade, das licitações em andamento e das realizadas.

26. Abrir o respectivo processo de contratação, elaborar os contratos de acordo com a respectiva minuta e procedimentos da licitação, colher assinaturas, publicar extrato e enviar o processo de execução ao gestor de contrato.

27. Registrar os contratos firmados pelo CFFa relativo às compras com licitação, orientando os gestores/fiscais quanto ao período de vigência e subsidiando quanto a sua execução, quando necessário.

28. Acompanhar, junto ao respectivo gestor, a execução dos contratos subsidiando-o quando necessário.

Ø Atividades de Recursos Humanos

29. Coordenar os trabalhos relativos: (a) recrutamento, seleção e admissão de pessoal; (b) treinamento e desenvolvimento de pessoal; (c) saúde e segurança no trabalho; (d) administração de estagiários; (e) folha de pagamentos de pessoal, autônomos e cálculo dos respectivos encargos sociais; (f) horário e jornada de trabalho e período de descanso; (g) férias; (h) seguridade e previdência social; (i) benefícios; (j) encerramento de contrato de trabalho.

30. Participar da organização, da execução e do controle do Plano de Cargos e Salários – PCS.

31. Participar da execução do processo de avaliação de desempenho.

32. Participar do planejamento, da organização, da execução e do controle do processo de progressão funcional.

33. Participar do planejamento, da organização, da execução e do controle do quadro de pessoal.

Ø Atividades Financeiras

34. Participar das atividades internas de planejamento e programação financeira relacionadas ao CFFa.

35. Assessorar e assistir às demandas das comissões e dos grupos de trabalho relativas às atividades financeiras.

36. Emitir análise em todos os processos de despesas antes do pagamento.

37. Controlar e acompanhar os auxílios financeiros aos CRFas.

38. Executar os pagamentos autorizados.

39. Calcular, reter e recolher os tributos e contribuições federais das despesas.

40. Acompanhar a adimplência junto aos cartórios de distribuição e protesto de títulos, SERASA, DPC e SPC.

41. Acompanhar e manter disponível as certidões negativas – CND/INSS, CRF/FGTS e CNTF/RFB.

42. Participar da elaboração dos relatórios gerenciais do acompanhamento financeiro.

43. Participar da elaboração do fluxo de ingressos e desembolsos.

44. Participar dos procedimentos de encerramento financeiro mensal e anual.

Ø Atividades de Contabilidade

45. Registrar e acompanhar a contabilidade dos recursos, valores e bens do CFFa.

46. Participar da elaboração de relatórios, balancetes, balanços, demonstrações contábeis e conciliações.

47. Encaminhar os comprovantes de retenção das pessoas jurídicas conforme estabelecido pela Receita Federal do Brasil.

48. Acompanhar a legislação tributária, fiscal e instruções normativas da Receita Federal do Brasil, Tribunal de Contas da União, Controladoria Geral da União, Conselho Federal de Contabilidade e outros objetivando precisão na gestão contábil.

Ø Atividades de Orçamento

49. Participar da elaboração do orçamento anual em conformidade com as diretrizes estabelecidas pelo CFFa.

Ø Gestão Documental

50. Operar e manter os sistemas de documentação de forma confiável e precisa.

51. Manter atualizadas as informações sobre recebimento, registro, classificação, tramitação e expedição de documentos no CFFa.

52. Organizar e controlar os arquivos temporários e permanentes.

53. Receber, registrar, classificar, distribuir, expedir e controlar os documentos no CFFa.

54. Receber e expedir malote de correspondências mantido entre o CFFa e os CRFas.

Ø Atividades de Compra

55. Elaborar a especificação de produtos, bens e serviços a serem adquiridos para a área bem como fazer a gestão dos contratos.

56. Providenciar a aquisição de produtos, bens de serviços, mediante autorização da Presidência/Plenário.

57. Efetuar pesquisa de preço de produtos e/ou bens e/ou serviços no mercado para subsidiar orçamentos e estimativos de quaisquer unidades organizacionais do CFFa.

58. Organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores de produtos, bens e serviços.

59. Providenciar a publicidade das aquisições de produtos e/ou bens e/ou serviços.

60. Registrar e controlar os contratos e~~/ou~~ outros termos correlatos firmados pelo CFFa, no período de sua vigência, relativo às compras, orientando os gestores/fiscais quanto à execução, acompanhamento e prazos em geral.

Ø Atividades de Patrimônio

61. Classificar, registrar, cadastrar, escriturar, tombar e controlar os bens patrimoniais.

62. Colocar marca patrimonial nos bens do CFFa.

63. Promover a avaliação de equipamentos inservíveis para alienação.

64. Proceder ao registro das baixas do ativo imobilizado.

65. Propor a troca, cessão ou alienação de material considerado em desuso ou inservível, bem como proceder à respectiva baixa de responsabilidade.

66. Promover a reavaliação do acervo patrimonial do CFFa.

67. Promover o inventário dos bens patrimoniais do CFFa pelo menos uma vez por ano.

68. Participar da conferência dos bens patrimoniais do CFFa sempre que houver mudança de responsável.

Ø Atividades de Almoxarifado

69. Receber, armazenar e controlar os estoques e a distribuição de produtos e bens.

70. Identificar, registrar e controlar especificação de produtos e bens utilizados no CFFa.

71. Levantar informações dos usuários sobre a qualidade dos produtos e bens adquiridos.

72. Informar tempestivamente a necessidade de reposição de produtos e bens providenciando a especificação completa para a compra.

Ø Atividades de Passagens e Diárias

73. Executar os serviços de emissão de passagens, solicitação de pagamento de diárias e reserva de hospedagens.

74. Controlar, registrar e distribuir as requisições de passagens aéreas.

75. Participar da elaboração de pareceres sobre as dúvidas relativas a diárias, passagens e ressarcimento de despesas levantadas pelos usuários.

Ø Atividades de Serviços Gerais

76. Realizar procedimentos inerentes à execução e controle de serviços gerais, nas atividades relativas a: telefonia, reprografia, recepção, limpeza, transporte e vigilância.

77. Executar mudanças e remanejamento de móveis e equipamentos.

78. Controlar a agenda de utilização de áreas do CFFa (Plenário), bem como os serviços de som, filmagem e gravação das reuniões, além de coffee-break e copa.